Datenschutzerklärung für aktionspilot.com und den Aktionspiloten

Stand: Oktober 2026, Fassung 1.0

1. Wer verantwortlich ist

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Website aktionspilot.com und für die Anwendung Aktionspilot ist:

busical AI GmbH
Fraunhoferstraße 8/2
88239 Wangen im Allgäu
Deutschland

Telefon: +49 7522 70149-0
E-Mail: ia.lacisub@ofni

Geschäftsführer: Kai Stückmann
Handelsregister: Amtsgericht Ulm, HRB 728053

Fragen zum Datenschutz: ia.lacisub@ztuhcsnetad

2. Das Wichtigste in Kürze

Diese Erklärung ist lang, weil sie vollständig sein soll. Die Kernpunkte vorweg:

• Die Website kommt ohne Cookies aus. Ein Cookie wird nur gesetzt, wenn Sie über den Link eines Partners oder einer Aktion kommen. Es merkt sich dann 30 Tage lang den beworbenen Vorteil, nicht Sie.
• Die Reichweite messen wir ohne Cookies und ohne Besucherprofile. Es gibt kein Werbe-Tracking, keine Weitergabe an Werbenetzwerke und keine Verknüpfung mit anderen Datenquellen.
• Unsere Statistiken sind Zahlen, keine Personen. Was die Angebotsseiten der Gastgeber zählen, speichert weder IP-Adresse noch Browserkennung noch ein Cookie. Was aus dem Hotelsystem für Auswertungen übernommen wird, enthält keine Namen, keine Kontaktdaten und keine Geburtsdaten; angezeigt werden ausschließlich zusammengefasste Werte.
• E-Mails werten wir nicht aus. Der Inhalt von E-Mails, die Sie uns schreiben oder die wir Ihnen senden, wird nicht analysiert, nicht bewertet und nicht zu Werbezwecken ausgewertet. Ob Sie eine Mail öffnen oder einen Link darin anklicken, wird nicht verfolgt.
• Die Daten liegen in der Europäischen Union, in Rechenzentren unseres europäischen Hosting-Partners, an zwei Standorten, damit ein Ausfall nicht zum Stillstand führt; die Sicherungskopien liegen in Deutschland. Wir arbeiten vorrangig mit europäischen Dienstleistern. Die Ausnahmen (Namensauflösung der Domain, Versand der Systemmails, Zahlungsdienst) stehen in Abschnitt 12.
• Die Daten jedes Gastgebers sind strikt getrennt und geschützt. Die Trennung ist beim Datenzugriff erzwungen, jede Übertragung ist verschlüsselt, und Zugangsschlüssel zu Hotelsystemen werden verschlüsselt gespeichert. Mit jedem Anwender schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Einzelheiten in den Abschnitten 10 und 13.
• Künstliche Intelligenz nur in Deutschland. KI-Funktionen, die der Aktionspilot im Hintergrund einsetzt, laufen ausschließlich in Rechenzentren in Frankfurt am Main, mit einem Vertrag, der die Nutzung Ihrer Daten zum Training der Modelle ausschließt, und ohne personenbezogene Daten in den Anfragen. Einzelheiten in Abschnitt 11.
• Es gibt keine persönlichen Daten in lokalen Kopien. Die Daten der Anwendung liegen zentral in der Anwendung. Wer bei busical AI damit arbeitet, tut das in der Anwendung, und jeder Zugriff auf die Daten eines Anwenders wird protokolliert.

3. Zwei Rollen: für wen wir was verarbeiten

Der Aktionspilot ist ein Werkzeug für Gastgeber („Anwender"). Daraus ergeben sich zwei Rollen, die diese Erklärung trennt:

Wir sind Verantwortlicher für die Daten von Besuchern der Website aktionspilot.com, von Interessenten, die uns schreiben, von Anwendern und ihren Mitarbeitern (Registrierung, Konto, Abrechnung, Support) und von Partnern. Dafür gelten die Abschnitte 4 bis 9.

Wir sind Auftragsverarbeiter für die Daten, die ein Anwender über den Aktionspiloten verarbeiten lässt: Daten seiner Gäste und Interessenten auf seinen Angebotsseiten, Daten aus seinem Hotelsystem ibelsa und Daten des Radars. Verantwortlicher ist dann der jeweilige Gastgeber; Grundlage ist der mit ihm geschlossene Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dafür gilt Abschnitt 10. Wenn Sie Gast oder Interessent eines Gastgebers sind, ist er Ihr erster Ansprechpartner; wir unterstützen ihn dabei.

4. Besuch der Website aktionspilot.com

4.1 Abruf der Seiten

Wenn Sie die Website aufrufen, übermittelt Ihr Browser technisch bedingt Daten an unseren Server: IP-Adresse, Zeitpunkt des Abrufs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Statuscode, die Seite, von der Sie kommen (Referrer), sowie Browser, Betriebssystem und Sprache. Ohne diese Daten lässt sich die Seite nicht ausliefern.

Die Anwendung selbst speichert diese Abrufdaten nicht. Sie schreibt Betriebsmeldungen (Fehler, Hinweise) in ein Betriebsprotokoll ohne IP-Adresse; in einzelnen Meldungen kann eine E-Mail-Adresse stehen, etwa „Registrierung gestartet" mit der Adresse. Unser Hosting-Partner führt für die Auslieferung über sein Netz ein Zugriffsprotokoll mit IP-Adresse und löscht es nach drei Tagen.

Die IP-Adresse verwenden wir außerdem, um Missbrauch zu bremsen: Anmeldung, Registrierung, Passwort-Zurücksetzen, Kontakt- und Supportformular und die öffentlichen Zählpunkte nehmen je Anschluss nur eine begrenzte Zahl von Anfragen je Zeitfenster an. Dieser Zähler liegt nur im Arbeitsspeicher und wird nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die technische Bereitstellung, die Sicherheit und die Stabilität der Website.

Hosting: BunnyWay d.o.o., Cesta komandanta Staneta 4A, 1215 Medvode, Slowenien („bunny.net"), in Rechenzentren innerhalb der EU, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Die Namensauflösung der Domain (DNS) übernimmt Cloudflare, Inc., USA; dabei erhält Cloudflare keine Inhalte der Seiten, nur die Anfrage, zu welcher Adresse die Domain führt (siehe Abschnitt 12).

4.2 Cookies auf der Website

Die Website setzt beim gewöhnlichen Besuch kein Cookie. Es gibt kein Einwilligungsbanner, weil es nichts gibt, in das Sie einwilligen müssten.

Ausnahme: Partner- und Kampagnenlinks. Rufen Sie aktionspilot.com über den Link eines Partners (zum Beispiel aus dem Angebot von ibelsa) oder über einen Aktionslink mit Kampagnencode auf, speichern wir zwei Cookies:

Die Cookies enthalten keine Kennung Ihrer Person, keinen Zeitstempel und keine Besucher-ID. Sie sorgen dafür, dass Ihnen der beworbene Vorteil (etwa eine längere Testphase oder ein Rabatt) erhalten bleibt, wenn Sie sich erst Tage später registrieren, und dass wir die Empfehlung dem Partner zuordnen können, mit dem wir abrechnen. Ohne einen solchen Link wird kein Cookie gesetzt. Sie können die Cookies jederzeit in Ihrem Browser löschen.

Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil das Cookie unbedingt erforderlich ist, um Ihnen den von Ihnen über den Link ausdrücklich gewünschten Vorteil zu erhalten; für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Anbahnung des Vertrags, Abrechnung mit dem Partner).

4.3 Reichweitenmessung ohne Cookies (Seline)

Wir möchten wissen, wie viele Menschen die Website besuchen, welche Seiten sie lesen, über welche Links sie kommen und ob eine Werbeaktion wirkt. Dafür nutzen wir den Dienst Seline (Kanstantsin Nestsiarovich, ul. Łowicka 60, 02-531 Warschau, Polen; Server bei Hetzner in Deutschland).

So funktioniert es:

• Das Zählskript wird über unsere eigene Domain ausgeliefert, und die Meldungen gehen über unseren Server an Seline. Ihr Browser spricht nicht selbst mit Seline.
• Gezählt werden nur die öffentlichen Seiten der Website mit Registrierung und Login, die Rückkehr aus dem Kauf und die beiden Seiten des Kaufs und der Abrechnung in der Anwendung, dazu einmalig die Bestätigung einer Registrierung. Alle anderen Seiten der Anwendung und alle Angebotsseiten der Gastgeber werden nicht gezählt.
• Gemeldet werden Seitenaufruf, Herkunftsseite, Sprache und Browsertyp, dazu einzelne Ereignisse, etwa Klicks auf Verweise und Knöpfe, wie weit ein Video angesehen wurde und ob ein Formular begonnen oder abgeschickt wurde, jeweils mit den Herkunftsangaben einer Kampagne, aber nie mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse oder dem Inhalt Ihrer Eingaben.
• Damit Seline zwei Aufrufe desselben Tages auseinanderhalten kann, übermittelt unser Server Ihre IP-Adresse und die Browserkennung an Seline. Seline bildet daraus eine Kennung, die am Tagesende verfällt, und speichert weder die IP-Adresse noch die vollständige Browserkennung. Das sichert Seline im Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu.
• Es wird kein Cookie gesetzt und keine Kennung in Ihrem Browser abgelegt. Das Skript merkt sich lediglich für die Dauer des Browser-Tabs, dass es die Herkunftsseite schon gemeldet hat (Eintrag seline:referrer im Sitzungsspeicher, ohne Kennung).
• Angemeldete Mitarbeiter von busical AI werden nicht mitgezählt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist zu erfahren, ob die Website und unsere Werbung ihren Zweck erfüllen, ohne dafür Profile zu bilden. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter besteht; er gilt nach den Bedingungen von Seline mit der Nutzung des Dienstes.

Widerspruch: Sie können der Zählung jederzeit widersprechen, indem Sie die Website einmal mit dem Zusatz ?zaehlen=aus aufrufen (https://aktionspilot.com/?zaehlen=aus); dieses Gerät wird dann nicht mehr gezählt. Auch die üblichen Werbeblocker unterbinden die Zählung.

4.4 Externe Links, keine fremden Einbettungen

Die Website lädt keine Inhalte von fremden Servern: Schriften, Bilder und das Demo-Video liegen auf unserer eigenen Domain. Es gibt keine Einbettungen von YouTube, Google Maps oder sozialen Netzwerken.

Links zu busical.ai, LinkedIn, Xing, YouTube und zu unseren Partnern führen auf fremde Angebote; sie öffnen in einem neuen Fenster, und erst mit dem Klick erreichen Daten den jeweiligen Anbieter. Für die Verarbeitung dort gelten dessen Datenschutzhinweise.

4.5 Kontaktformular und Kontakt per E-Mail

[Dieser Abschnitt gilt, sobald das Kontaktformular unter aktionspilot.com/kontakt veröffentlicht ist. Bis dahin führt der Kontakt auf busical.ai.]

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihr Anliegen (Auswahl), Vorname, Nachname, Haus oder Firma, E-Mail-Adresse, freiwillig Ihre Telefonnummer, Ihre Nachricht sowie, falls Sie über einen Partner- oder Kampagnenlink gekommen sind, dessen Herkunftsangaben. Wünschen Sie eine Vorführung oder einen Termin, fragen wir zusätzlich, mit welcher Hotelsoftware Sie arbeiten und wie viele Zimmer Ihr Haus hat; bei einer Frage zum Aktionspiloten fragen wir beides freiwillig.

Was mit der Anfrage geschieht:

• Sie geht per E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter von busical AI und wird dort beantwortet.
• Sie erhalten eine Eingangsbestätigung mit Ihrer Nachricht.
• Wir legen Sie als Kontakt in unserem CRM an (betrieben auf unserer Website busical.ai auf Servern in Deutschland), mit Firma, Name, E-Mail-Adresse, Telefon, dem Anliegen und Ihrer Nachricht als Notiz. So finden wir Ihre Anfrage wieder, wenn Sie sich später erneut melden. Dort vermerken wir auch, ob Sie über einen Partner zu uns gekommen sind, weil Partner für eine Vermittlung vergütet werden.
• Bei einem Terminwunsch zeigt die Seite nach dem Absenden die freien Zeiten aus unserer Booking-App (betrieben auf busical.ai wie das CRM). Wählen Sie eine Zeit, legen wir den Termin dort mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse an; Sie erhalten eine Einladung mit dem Link zum Online-Termin (Google Meet). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für das Gespräch selbst, also die Teilnahme an Google Meet, gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von Google.
• Weitergabe an ibelsa nur mit Ihrer Einwilligung. Der Aktionspilot setzt die Hotelsoftware ibelsa voraus. Arbeiten Sie noch nicht mit ibelsa und kreuzen im Formular an, dass wir Sie ibelsa vorstellen sollen, senden wir der ibelsa GmbH, Sybelstraße 41, 10629 Berlin, Ihren Namen, Ihr Haus, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Zimmerzahl, freiwillig Ihre Telefonnummer, Ihre heutige Hotelsoftware und den Tag Ihrer Anfrage, nicht aber Ihre Nachricht. ibelsa nimmt dann Kontakt mit Ihnen auf und verarbeitet die Angaben als eigener Verantwortlicher. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa per E-Mail an ia.lacisub@ztuhcsnetad; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Weitergabe bleibt unberührt. Ohne Ihr Häkchen geben wir nichts weiter.

Gegen automatisierte Einträge schützt das Formular ohne Cookie und ohne fremden Dienst. Mit dem Kästchen „Ich bin ein Mensch“ löst Ihr Browser eine kleine Rechenaufgabe, die unser eigener Server ausgibt und prüft (ALTCHA, eine quelloffene Bibliothek, die bei uns läuft). Dabei werden keine Angaben zu Ihrer Person erhoben, kein Cookie gesetzt und keine Daten an Dritte übermittelt. Dazu kommen ein verstecktes Feld, eine Mindestzeit bis zum Absenden und die Bremse je Anschluss (Abschnitt 4.1). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, das Formular vor Missbrauch zu schützen).

Schreiben Sie uns direkt per E-Mail, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns mitteilen, zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags), bei allgemeinen Fragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Speicherdauer: Anfragen bewahren wir ohne feste Frist auf. Sie sind unser Gedächtnis: Melden Sie sich wieder, wissen wir, was schon besprochen wurde, und aus den Anfragen insgesamt lernen wir, wo unser Angebot besser werden muss. Rechtsgrundlage für diese Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auf Ihren Wunsch löschen wir Ihre Anfrage; Ihr Recht auf Löschung und Ihr Widerspruchsrecht (Abschnitt 15) bleiben unberührt.

4.6 Öffentliches Supportformular

[Gilt, sobald aktionspilot.com/support veröffentlicht ist.]

Anwender, die sich nicht anmelden können, erreichen uns über ein kurzes Supportformular mit E-Mail-Adresse, Haus und Nachricht. Die Anfrage wird als Ticket in unserem Ticketsystem (auf busical.ai) angelegt und dort beantwortet; Sie erhalten eine Ticketnummer per E-Mail. Es schützt sich wie das Kontaktformular mit dem Kästchen „Ich bin ein Mensch“ (Abschnitt 4.5). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer wie in Abschnitt 5.6.

4.7 Support per E-Mail

E-Mails an unsere Supportadresse werden automatisch in unser Ticketsystem übernommen, das auf Servern in Deutschland betrieben wird, und dort beantwortet. Für die Übernahme leiten wir eingehende E-Mails an einen E-Mail-Dienst des Herstellers unserer Ticketsoftware weiter, der sie in unser Ticketsystem überträgt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, Anfragen geordnet zu beantworten). Speicherdauer wie in Abschnitt 5.6.

5. Registrierung, Konto und Nutzung der Anwendung

5.1 Registrierung

Bei der Registrierung erfassen wir Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail- Adresse, Passwort, den Namen Ihres Betriebs, freiwillig einen Gutscheincode, Ihre Bestätigung, als Unternehmer zu handeln, und Ihre Zustimmung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung (mit Fassung und Zeitpunkt). Sind Sie über einen Partner- oder Kampagnenlink gekommen, speichern wir die Herkunftsangaben und den Partner am Konto (Abschnitt 8).

Das Passwort wird nur als kryptografischer Prüfwert (Argon2) gespeichert; wir können es nicht lesen.

Die Registrierung läuft im Doppel-Bestätigungsverfahren: Sie erhalten eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, der 48 Stunden gilt. Haben Sie den Link nach 48 Stunden nicht benutzt, erinnern wir Sie einmal per E-Mail mit einem neuen Link; auf der Seite eines abgelaufenen Links können Sie bis zu dreimal am Tag einen neuen Link anfordern. Erst mit der Bestätigung entstehen Konto und Zugang. Ist eine Adresse bereits registriert, erhält sie statt des Bestätigungslinks einen Hinweis darauf; nach außen ist die Antwort in beiden Fällen gleich, damit niemand ausprobieren kann, welche Adressen einen Zugang haben.

Nicht bestätigte Registrierungen: Sieben Tage nach Ablauf des Links werden Passwort-Prüfwert und Link-Prüfwert verworfen.

Bei jeder abgeschlossenen Registrierung erhalten wir intern eine Benachrichtigung mit Betrieb, Name und E-Mail-Adresse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen); für den Nachweis der Zustimmungen Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO.

5.2 Konto, Anmeldung und Cookies in der Anwendung

Zum Konto gehören die Anmeldedaten, Zeitpunkt der letzten Anmeldung und der letzten Aktivität, fehlgeschlagene Anmeldeversuche und eine zeitweilige Sperre nach zu vielen Fehlversuchen, Ihre Anrede und Ihr Name, die von Ihnen gewählte Ansprache (Sie oder Du) sowie Einstellungen der Oberfläche (zuletzt gewählte Ansichten, gelesene Neuigkeiten, Zustand des Menüs).

Die Anwendung setzt nach der Anmeldung Cookies, die für den Betrieb erforderlich sind und keine Werbe- oder Analysezwecke haben:

Rechtsgrundlage für die Cookies: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den von Ihnen gewünschten Dienst); für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.3 Weitere Benutzer und Einladungen

Ein Anwender kann Mitarbeiter einladen. Dafür gibt er deren E-Mail-Adresse ein; die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link und legt ihr Passwort selbst fest. Für die Konten der Mitarbeiter gilt Abschnitt 5.2. Der Anwender sieht in seiner Benutzerverwaltung Name, E-Mail-Adresse, Rolle und letzte Anmeldung seiner Mitarbeiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Verhältnis zum eingeladenen Mitarbeiter Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse des Anwenders und von uns an der Nutzung des Werkzeugs durch sein Team).

5.4 Änderungsprotokoll

Die Anwendung führt ein Protokoll über sicherheits- und vertragsrelevante Vorgänge: Anmeldungen, Zustimmungen zu Vertragsfassungen, Änderungen an Einstellungen, am Einbettungscode und an Zugangsdaten, Kauf und Vertragsänderungen, Zugriffe unserer Mitarbeiter (Abschnitt 5.5). Eine Protokollzeile enthält Zeitpunkt, handelndes Konto, Vorgang, die geänderten Werte und bei sicherheitsrelevanten Vorgängen die IP-Adresse.

Zweck ist die Nachvollziehbarkeit von Änderungen, die Aufklärung von Missbrauch und der Nachweis von Zustimmungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, für Zustimmungsnachweise Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5.5 Support-Sicht unserer Mitarbeiter

Zur Unterstützung können Mitarbeiter von busical AI die Anwendung aus der Sicht eines Anwenders öffnen („Support-Sicht"). Jeder Wechsel in diese Sicht und jeder Blick auf die Auswertungen eines Anwenders wird mit Zeitpunkt, Mitarbeiter und IP-Adresse protokolliert. Die Sicht dient ausschließlich dem Support und der Fehlersuche. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.6 Support aus der Anwendung

[Gilt, sobald das Supportformular in der Anwendung veröffentlicht ist.]

Über „Hilfe und Support" in der Anwendung können Sie uns eine Anfrage senden. Mitgeschickt werden Art und Bereich des Anliegens, Betreff und Beschreibung, auf Wunsch bis zu drei Bildschirmfotos und ein technischer Anhang, den Sie vor dem Absenden sehen und abwählen können: Version der Anwendung, aufgerufene Seite, Browser, Bildschirmgröße, Zeitpunkt, Tarif und die Kennung des letzten Fehlers aus dem Protokoll. Dazu kommen Ihr Name, Ihr Haus und Ihre E-Mail-Adresse aus dem Konto. Gäste- und Preisdaten werden nicht mitgeschickt; achten Sie bitte darauf, dass Bildschirmfotos keine Daten Dritter zeigen, die wir nicht brauchen.

Die Anfrage wird als Ticket in unserem Ticketsystem angelegt, das auf unserer Website busical.ai auf Servern in Deutschland läuft, und dort beantwortet. Bildschirmfotos werden nie öffentlich abgelegt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: Tickets bewahren wir auch nach ihrem Abschluss ohne feste Frist auf, damit wir bei Rückfragen den Verlauf kennen und aus wiederkehrenden Fragen lernen; dafür gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auf Ihren Wunsch löschen wir ein Ticket; Ihr Recht auf Löschung und Ihr Widerspruchsrecht (Abschnitt 15) bleiben unberührt.

5.7 Export, Deaktivierung und Löschung

Sie können Ihre Daten jederzeit in der Anwendung exportieren. Sie können jederzeit verlangen, dass Ihr Zugang und Ihre Daten gelöscht werden; gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Abschnitt 6) bleiben unberührt. Endet ein kostenpflichtiger Vertrag, läuft der Zugang im kostenlosen Tarif weiter, und Ihre Daten bleiben erhalten.

Zugänge ohne kostenpflichtigen Vertrag, an denen sich zwölf Monate lang niemand angemeldet hat, kündigen wir per E-Mail zur Löschung an und löschen sie 30 Tage später, wenn sich bis dahin niemand anmeldet. Die Löschung umfasst alle Daten des Anwenders einschließlich der im Auftrag verarbeiteten Daten (Abschnitt 10); im Änderungsprotokoll bleibt nur die Zeile, dass und wann gelöscht wurde.

6. Kauf, Zahlungen und Abrechnung

Für kostenpflichtige Tarife erfassen wir ein Rechnungsprofil: Firmenname, Zusatz, Ansprechpartner (Anrede, Vorname, Nachname), Straße, Postleitzahl, Ort, Land, freiwillig die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die E-Mail-Adresse für Rechnungen.

Die Zahlung wickelt Stripe ab: Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland, mit Stripe, Inc., USA, als Muttergesellschaft. Wir legen bei Stripe einen Kunden mit den Angaben des Rechnungsprofils an und übergeben die Umsatzsteuer-ID zur Prüfung. Zahlungsdaten (Karte, Lastschriftmandat) geben Sie auf der Zahlungsseite von Stripe ein; sie erreichen uns nicht. Stripe berechnet die Umsatzsteuer, erstellt die Rechnungen und sendet sie Ihnen per E-Mail; Stripe ist für die Zahlungsabwicklung eigener Verantwortlicher und verarbeitet Daten auch in den USA auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework und der Standardvertragsklauseln. Näheres: https://stripe.com/de/privacy.

Wir spiegeln Rechnungen, Gutschriften, Zahlungseingänge und Auszahlungen aus Stripe in die Anwendung, um Ihnen Ihre Belege anzuzeigen und unsere Buchhaltung zu führen. Wird eine Rechnung bezahlt, erhält unsere Buchhaltung intern eine Meldung mit dem Weg zum Beleg.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Pflichten). Speicherdauer: Rechnungen und Buchungsbelege zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB), übrige Vertragsunterlagen sechs Jahre nach Vertragsende.

7. E-Mails, die wir Ihnen senden

Wir senden E-Mails nur, wenn sie zum Vertrag gehören oder Sie sie angefordert haben: Bestätigung und Erinnerung bei der Registrierung, Einladungen, Zurücksetzen des Passworts, die Anleitung zur Einbettung, persönliche Angebote auf Ihre Anfrage, Hinweise zum Ende der Testphase und zu Vertragsänderungen, die Ankündigung einer Löschung, der monatliche Bericht im Pro-Tarif sowie die Nachrichten des Radars im Namen des Gastgebers (Abschnitt 10.3). Rechnungen kommen von Stripe (Abschnitt 6).

Einen Newsletter gibt es nicht.

Versand über MailerSend. Die Anwendung verschickt diese Mails ausschließlich als Transaktionsmails: Jede Mail wird einzeln durch einen Vorgang ausgelöst, etwa eine Registrierung, eine Einladung oder eine Meldung des Radars. Werbung, Rundschreiben oder Massenmails versenden wir über diesen Weg nicht.

Dienstleister für den Versand ist MailerSend, Inc., 228 Park Ave S, New York, NY 10003, USA. Die Mails laufen über Server in der Europäischen Union und werden dort gespeichert. MailerSend erhält dafür die Empfängeradresse, den Betreff und den Inhalt der jeweiligen Mail. Weil das Unternehmen seinen Sitz in den USA hat, lässt sich ein Zugriff von dort rechtlich nicht ausschließen. Wir behandeln den Versand deshalb wie eine Übermittlung in ein Drittland und haben sie abgesichert (Abschnitt 12).

Öffnungs- und Klickverfolgung sind abgeschaltet. Wir werten den Inhalt von E-Mails nicht aus.

Von ausgehenden E-Mails kann eine stille Kopie an ein Postfach von busical AI gehen, damit wir bei Rückfragen wissen, was Sie erhalten haben. Für Mails mit Einmal-Links und für Mails an Gäste der Gastgeber ist diese Kopie ab Werk abgeschaltet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Hinweise zum Ende der Testphase Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Fortsetzung der Geschäftsbeziehung mit Unternehmern, die den Dienst testen).

8. Partner und Kampagnen

Registrieren Sie sich über einen Partner- oder Kampagnenlink oder mit einem Gutscheincode, speichern wir am Konto, über welchen Partner und welche Kampagne Sie gekommen sind (Abschnitt 4.2). Daraus ergibt sich Ihr Vorteil (Testphase, Rabatt) und unsere Abrechnung mit dem Partner. Der Partner erfährt von uns, wie viele Häuser über ihn gekommen sind und welche Provision sich daraus ergibt. Auf der Abrechnung stehen dafür der Name des Hauses und unsere Anwendernummer, keine Namen von Personen und keine E-Mail-Adressen. Klicks auf Partnerlinks zählen wir nur als Tageszahl ohne jede Kennung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

9. Statistiken ohne Personenbezug

Der Aktionspilot zählt, wie Angebotsseiten genutzt werden: wie oft eine Seite aufgerufen, ein Angebot eingeblendet oder angeklickt wurde und welche Buchungen daraus hervorgehen. Diese Zählung ist von Grund auf so gebaut, dass sie keine Person erkennt: Es wird keine IP-Adresse, keine Browserkennung und kein Cookie gespeichert; die Browserkennung wird nur kurz gelesen, um Suchmaschinen und Bots auszusortieren, und dann verworfen. Gespeichert werden Zeitpunkt, Zimmerkategorie, Angebot, Preis und Reisezeitraum des angeklickten Angebots. Eine Buchung wird einem Klick nicht über eine Besucherkennung zugeordnet, sondern über Rate, Kanal, Kategorie und Reisezeitraum. Die Zahlen sieht der jeweilige Gastgeber für sein Haus; wir sehen sie in zusammengefasster Form über alle Häuser.

Dasselbe gilt für unsere Auswertung der Website (Abschnitt 4.3) und für die Auswertungen aus dem Hotelsystem (Abschnitt 10.2).

10. Daten, die wir im Auftrag der Gastgeber verarbeiten

Für die Daten in diesem Abschnitt ist der jeweilige Gastgeber Verantwortlicher. Wir verarbeiten sie nach seinen Weisungen auf Grundlage des Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO), den jeder Anwender bei der Registrierung schließt. Die Daten der einzelnen Gastgeber werden technisch strikt voneinander getrennt; jeder Zugriff ist auf das jeweilige Haus begrenzt.

10.1 Angebotsseiten auf den Websites der Gastgeber

Der Gastgeber bindet die Angebotsseite des Aktionspiloten (zum Beispiel „Last-Minute-Angebote") in seine Website ein. Rufen Sie als Gast eine solche Seite auf, lädt Ihr Browser die Angebotsseite von unserem Server; dabei fallen die technischen Abrufdaten aus Abschnitt 4.1 an. Die Seite setzt kein Cookie und legt nichts in Ihrem Browser ab. Was gezählt wird, steht in Abschnitt 9. Der Buchungsknopf führt Sie zur Buchungsmaschine des Gastgebers (DIRS21 One oder ibelsa Booking Engine); dort gelten die Datenschutzhinweise des Gastgebers und seines Anbieters.

10.2 Daten aus dem Hotelsystem ibelsa

Der Gastgeber verbindet den Aktionspiloten mit seinem Hotelsystem (ibelsa.rooms der ibelsa GmbH). Mit seinem Zugangsschlüssel, den wir verschlüsselt speichern, lesen wir Zimmerkategorien, Verfügbarkeiten, Raten und Preise und schreiben auf seine Anweisung Preise und Restriktionen zurück.

Für die Auswertungen des Pro-Tarifs übernehmen wir Reservierungen aus dem Hotelsystem, und zwar ohne Namen, Kontaktdaten oder Geburtsdaten. Je Reservierung speichern wir: Reservierungsnummer, Status, Buchungsquelle und Portal, Rate, Kategorie, An- und Abreise, Personenzahl, Anlagezeitpunkt, Beträge, das Herkunftsland, die aus der Postleitzahl abgeleitete Region (etwa „Bayern"), das Geschlecht als ein Buchstabe und die Altersgruppe zur Anreise (unter 30, 30 bis 44, 45 bis 59, 60 und älter). Postleitzahl und Geburtsdatum werden beim Abgleich gelesen, in Region und Altersgruppe übersetzt und sofort verworfen. Angezeigt werden ausschließlich zusammengefasste Werte (Belegung, Vorausbuchungsfrist, Herkunft nach Regionen, Altersgruppen); eine einzelne Reservierung wird nicht gezeigt.

Verlässt ein Gastgeber den Pro-Tarif oder wird sein Zugang gelöscht, werden diese Reservierungsdaten 14 Tage später gelöscht.

10.3 Radar: Benachrichtigung über freie Zeiträume

Mit dem Radar können Gäste auf der Website eines Gastgebers einen Wunschzeitraum hinterlegen und sich benachrichtigen lassen, sobald ein passendes Angebot frei wird. Dafür verarbeiten wir im Auftrag des Gastgebers: E-Mail-Adresse, gewünschten Zeitraum, gewünschte Zahl der Nächte, bevorzugte Anreisetage, Personenzahl, gewünschte Unterkünfte und den vom Gast zugelassenen Spielraum. Zum Nachweis der Einwilligung speichern wir IP-Adresse und Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung; sie werden zu keinem anderen Zweck verwendet.

Die Anmeldung gilt erst nach Bestätigung per E-Mail (Doppel- Bestätigungsverfahren). Die Benachrichtigungen versenden wir über MailerSend (Abschnitt 7) im Namen des Gastgebers: Absender ist eine Adresse von busical AI mit dem Namen des Hauses, Antworten gehen an das Haus, jede Mail enthält die Anbieterangaben des Hauses und einen Abmeldelink. Jede freie Reise wird einem Wartenden nur einmal gemeldet, und zwischen zwei Mails liegen mindestens 72 Stunden.

Löschung: nicht bestätigte Anmeldungen 48 Stunden nach Eingang; bestätigte Anmeldungen sieben Tage nach Ablauf des gewünschten Zeitraums, spätestens zwölf Monate nach der Bestätigung; bei Abmeldung sofort. Gelöscht heißt gelöscht: Es bleiben keine Sperrlisten und keine anonymisierten Reste.

10.4 Ihre Rechte als Gast eines Gastgebers

Wenden Sie sich mit Auskunfts-, Löschungs- oder anderen Anfragen bitte an den Gastgeber, dessen Angebot Sie genutzt haben. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie unverzüglich an ihn weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung. Abmelden vom Radar können Sie jederzeit selbst über den Link in jeder Mail.

11. Künstliche Intelligenz

KI-Funktionen, die der Aktionspilot im Hintergrund einsetzt, laufen ausschließlich in Deutschland, in Rechenzentren in Frankfurt am Main. Die Auswertungen, Vorschläge und Berechnungen, die Sie in der Anwendung sehen (Lückenerkennung, Preisvorschläge, Statistiken), entstehen mit festen Regeln auf unseren eigenen Servern.

Für jeden Einsatz von KI gilt:

• Kommt ein Dienst von Google zum Einsatz, nutzen wir dessen Unternehmensangebot (Google Cloud) mit festgelegter Verarbeitungsregion Frankfurt am Main, Deutschland.
• Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der die Nutzung der übermittelten Daten zum Training oder zur Verbesserung der Modelle ausdrücklich ausschließt.
• An den Dienst gehen nur die Eingabe des Benutzers und zusammengefasste Werte, die für die Antwort nötig sind. Keine Gästedaten, keine Reservierungen, keine Zugangsdaten und keine Daten anderer Gastgeber.
• Das Modell entscheidet nichts. Jede Änderung an Preisen oder Einstellungen führt die Anwendung erst aus, wenn der Benutzer sie nach einer Vorschau ausdrücklich bestätigt.
• Der Anbieter ist in Abschnitt 12 und im Vertrag zur Auftragsverarbeitung als Unterauftragnehmer benannt.

12. Empfänger, Dienstleister und Drittländer

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn es für den Betrieb des Dienstes nötig ist, Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag arbeiten, bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Eine Übermittlung in ein Land außerhalb der EU oder des EWR findet nur bei Cloudflare (DNS), MailerSend (Transaktionsmails; die Mails laufen über Server in der EU, der Anbieter sitzt in den USA) und Stripe (Zahlungen) statt. Grundlage sind bei Cloudflare und Stripe der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework und ergänzend die Standardvertragsklauseln, bei MailerSend die Standardvertragsklauseln im Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Behörden erhalten Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

13. Speicherort, Sicherheit und Sicherungen

Die Anwendung und ihre Datenbank laufen in Rechenzentren unseres Hosting-Partners innerhalb der EU, an zwei Standorten zur Redundanz. Jede Übertragung ist verschlüsselt (TLS). Passwörter werden nur als Prüfwerte gespeichert, Zugangsschlüssel zu Hotelsystemen verschlüsselt. Die Daten der Gastgeber werden auf Ebene des Datenzugriffs strikt getrennt.

Von der Datenbank entstehen stündlich Sicherungskopien, die getrennt vom Produktivsystem beim Hosting-Partner in Falkenstein, Deutschland, abgelegt werden, in einem Speicher, der nicht öffentlich erreichbar ist. Aufbewahrung: stündliche Sicherungen 48 Stunden, tägliche 30 Tage, monatliche zwölf Monate. Daten, die Sie löschen oder deren Frist abläuft, verschwinden mit dem Ablauf der Sicherungen auch dort.

14. Speicherdauer im Überblick

15. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns das Recht auf Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) und auf Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Für die Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an ia.lacisub@ztuhcsnetad. Für Daten, die wir im Auftrag eines Gastgebers verarbeiten, gilt Abschnitt 10.4.

16. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Telefon: +49 711 615541-0
E-Mail: ed.lwb.idfl@elletstsop
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

17. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten (Art. 22 DSGVO). Die Prüfung der Umsatzsteuer-ID bei Stripe und die Bremsen gegen Missbrauch sind keine solchen Entscheidungen; bei einer Sperre können Sie sich jederzeit an uns wenden.

18. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angaben bei Registrierung, Rechnungsprofil und Support sind für den Vertrag erforderlich; ohne sie können wir den Dienst nicht erbringen. Alle übrigen Angaben sind freiwillig.

19. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert, insbesondere vor dem Einsatz eines neuen KI-Dienstes (Abschnitt 11) und mit der Veröffentlichung der Kontakt- und Supportformulare. Die jeweils gültige Fassung steht unter https://aktionspilot.com/datenschutz; Fassung und Datum stehen oben. Angemeldete Anwender informieren wir über wesentliche Änderungen in der Anwendung.